Digitalização de checklist operacional em chão de fábrica

Contexto

A empresa, do setor de mineração e transformação de minério, opera em três turnos com mais de 200 operadores distribuídos entre linha de produção, manutenção e logística interna. Cada turno exigia o preenchimento de checklists de segurança, conformidade ambiental e qualidade operacional, impressos em folha A4 e entregues ao supervisor no fim do plantão.

Auditorias internas e externas (ISO 14001 e NR-22, a norma de segurança e saúde na mineração) demandavam acesso rápido a qualquer checklist dos últimos 12 meses. O custo de organização, digitalização e armazenamento desse volume ultrapassava 40 horas por mês de trabalho administrativo, e ainda assim 3 a 5 checklists sumiam por mês.

Desafio

O pedido inicial do diretor de operações foi "cortar o papel". Na prática, o escopo real envolvia quatro problemas encadeados:

1. Captura: operadores precisavam preencher o checklist em zona sem Wi-Fi estável, com assinatura desenhada na tela e possibilidade de anexar foto do equipamento.
2. Aprovação: o supervisor tinha que validar em tempo real e escalar para o gerente quando houvesse não conformidade.
3. Auditoria: consulta rápida por operador, turno, período ou equipamento, sem precisar abrir 300 arquivos PDF.
4. Integração: os dados precisavam alimentar o Power BI corporativo já existente, sem duplicar fonte.

A restrição crítica era o prazo: a próxima auditoria ISO estava marcada para 45 dias depois do kickoff. Ultrapassar esse prazo significava renovar a contingência em papel por mais um trimestre.

Solução

Entregamos uma solução de três camadas integradas, usando só conectores standard (SharePoint, Teams, aprovações), cobertos pelas licenças Microsoft 365 que os operadores já tinham, sem custo adicional de licenciamento.

Camada de captura: Power Apps (Canvas App)

App mobile-first com formulário dinâmico (14 itens críticos e 22 opcionais por tipo de equipamento), suporte offline com fila local (SaveData/LoadData), câmera nativa e assinatura desenhada na tela. O app roda no aplicativo Power Apps instalado nos tablets Android que já existiam no chão de fábrica; com o app aberto, os registros pendentes são enviados assim que o tablet encontra sinal.

Camada de orquestração: Power Automate

O fluxo principal faz três tarefas: grava o checklist no SharePoint com metadados, envia o pedido de aprovação ao supervisor do turno pelo Teams (com os botões Aprovar/Rejeitar do app Aprovações) e escala para o gerente quando há item em não conformidade marcado como "crítico". Todas as ações críticas têm tratamento de erro, e o fluxo registra um log em uma lista dedicada, para auditar a si mesmo.

Camada de persistência: SharePoint

Lista corporativa com rótulo de retenção do Microsoft Purview de 5 anos, que declara cada checklist como registro e estende a retenção às fotos anexadas; permissão por grupo de segurança do Microsoft Entra ID; colunas indexadas (turno, equipamento, operador e data) para consultas rápidas; e leitura pelo Power BI já existente por um fluxo de dados (dataflow) com o conector de lista do SharePoint Online. Auditoria pode pesquisar por 7 filtros combinados em menos de 2 segundos.

Stack utilizada

• Canvas App (Power Apps)
• Power Automate (fluxos de nuvem)
• SharePoint Online
• Microsoft Teams (aprovações)
• Power BI (consumo)
• Microsoft Entra ID (login único)

Resultados

Medimos linha de base nas duas semanas anteriores ao rollout e reavaliamos após 30 dias de produção. Os valores abaixo foram alterados por confidencialidade, como explica a nota do início.

• -64%Tempo médio de fechamento de turno: de 42 min para 15 min.
• ZeroChecklists extraviados no 1º mês (antes: 3 a 5 por mês).
• -80%Tempo de localização em auditoria: de ~15 min/registro para ~3 min.
• -40h/mêsHoras administrativas liberadas para tarefas de maior valor.
• 100%Dos registros com trilha de auditoria, o que apoia as auditorias da ISO 14001.
• R$ 0Custo adicional de licença: o app usa só conectores standard, cobertos pelo Microsoft 365.