Digitalização de checklist operacional no chão de fábrica

Contexto

A empresa — referência regional em mineração e transformação de minério — opera em três turnos com mais de 200 operadores distribuídos entre linha de produção, manutenção e logística interna. Cada turno exigia o preenchimento de checklists de segurança, conformidade ambiental e qualidade operacional, impresso em folha A4 e entregue ao supervisor no fim do turno.

Auditorias internas e externas (ISO 14001, NR-22) exigiam acesso rápido a qualquer checklist dos últimos 12 meses. O custo de organização, digitalização e armazenamento deste volume ultrapassava 40h/mês de trabalho administrativo — e ainda assim 3 a 5 checklists desapareciam por mês.

Desafio

O pedido inicial do diretor de operações foi "cortar o papel". Na prática, o âmbito real envolvia quatro problemas encadeados:

1. Captura: os operadores precisavam de preencher o checklist numa zona sem Wi-Fi estável, com assinatura digital e a possibilidade de anexar fotografia do equipamento.
2. Aprovação: o supervisor tinha de validar em tempo real e escalar para o gestor sempre que houvesse não-conformidade.
3. Auditoria: consulta rápida por operador, turno, período ou equipamento — sem ter de abrir 300 ficheiros PDF.
4. Integração: os dados precisavam de alimentar o Power BI corporativo já existente, sem duplicar a fonte.

A restrição crítica era o prazo: a próxima auditoria ISO estava marcada para 45 dias depois do kickoff. Ultrapassar esse prazo significava renovar a contingência em papel por mais um trimestre.

Solução

Entregámos uma solução de três camadas integradas, respeitando as licenças Microsoft 365 que a empresa já possuía — zero custo adicional de licenciamento.

Camada de captura — Power Apps Canvas

Aplicação mobile-first com formulário dinâmico (14 itens críticos + 22 opcionais por tipo de equipamento), suporte offline via SaveData/LoadData, câmara nativa e assinatura digital. A aplicação está instalada em tablets Android já presentes no chão de fábrica; a submissão ocorre quando o tablet encontra sinal.

Camada de orquestração — Power Automate

O fluxo principal executa três tarefas: persiste o checklist no SharePoint com metadados, despoleta a aprovação automática ao supervisor do turno via Teams (com botão Aprovar/Rejeitar nativo) e escala para o gestor quando há um item em não-conformidade marcado como "crítico". Tratamento de erro em todas as ações críticas + registo numa lista dedicada para auditoria do próprio fluxo.

Camada de persistência — SharePoint

Lista corporativa com retenção configurada para 5 anos, permissão por security group, colunas calculadas para indexação rápida e ligação nativa ao Power BI existente via Dataflow. A auditoria pode pesquisar por 7 filtros combinados em menos de 2 segundos.

"A primeira vez que abri o dashboard e consegui ver o checklist do turno A, linha 3, da semana passada em 30 segundos — foi quando percebi que o projeto tinha valido cada cêntimo."
— Diretor de Operações

Stack utilizada

• Power Apps Canvas
• Power Automate Cloud Flows
• SharePoint Online
• Microsoft Teams (aprovações)
• Power BI (consumo)
• Azure Active Directory (SSO)

Resultados verificados

Medimos a linha de base nas duas semanas anteriores ao rollout e reavaliámos após 30 dias de produção.

• -65%Tempo médio de fecho de turno: de 42 min para 15 min.
• ZeroChecklists extraviados no 1.º mês (antes: 3-5/mês).
• -80%Tempo de localização em auditoria: de ~15 min/registo para ~2 min.
• -40h/mêsHoras administrativas libertadas para tarefas de maior valor.
• 100%Rastreabilidade ponta-a-ponta exigida pela ISO 14001.
• R$ 0Custo adicional de licença — Microsoft 365 já coberto.