Construímos portais corporativos, intranets e ambientes de gestão eletrónica de documentos (GED) que organizam o conhecimento da sua organização e deixam claro qual é a versão em vigor de cada documento.
Se a sua equipa convive com estes problemas, eles têm solução.
Documentos espalhados por drives pessoais, e-mails e pastas de rede sem padrão nenhum.
Versões de contrato ou procedimento sem controlo: «qual é mesmo a versão final?»
Documentos sensíveis sem controlo de acesso adequado: qualquer colaborador abre qualquer ficheiro.
Comunicados e políticas publicados por e-mail, sem confirmação de leitura e sem histórico.
Pesquisa de documentos que demora minutos ou não encontra nada, porque o ficheiro está no ambiente de trabalho de alguém.
Conformidade e auditoria impossíveis quando não há rastreabilidade de aprovações e versões.
Estruturamos bibliotecas de documentos com metadados, versão automática e controlo de acesso por grupos de segurança (por área ou função, conforme o diretório da empresa). Cada ficheiro guarda o histórico de versões (quem alterou e quando) e permite repor uma versão anterior. Definimos os limites de versão de acordo com as necessidades de auditoria.
Construímos portais departamentais e intranets com comunicados, calendários, ligações rápidas e painéis de KPIs integrados no Power BI. A organização passa a ter um ponto central acessível pelo navegador, pela aplicação móvel do SharePoint ou dentro do Teams, sem instalar nada além do que a empresa já usa.
Quem precisa de um documento pesquisa num só lugar e abre a versão em vigor, com acesso controlado e histórico de versões.
Do diagnóstico ao portal em produção com adoção estruturada.
Mapeamos onde vivem os documentos hoje, que processos precisam de fluxo e que estrutura de acesso faz sentido.
Definimos a taxonomia de sites, secções, bibliotecas, metadados e grupos de segurança.
Sites modernos, bibliotecas configuradas, permissões aplicadas e migrações de conteúdo executadas.
Power Automate para fluxos de aprovação, notificações de vencimento e integrações com Power Apps.
Formação por perfil, documentação de utilização e acompanhamento das primeiras semanas de operação.
Cenários ilustrativos para orientar o diagnóstico, não projetos entregues pela Yottaflow.
Cenário
Contratos espalhados em e-mail e pastas locais. Vencimentos descobertos com atraso, renovações perdidas e sem histórico de versões.
Solução
Biblioteca de contratos com metadados (valor, parte, vencimento), fluxo de aprovação integrado e alerta automático 60 e 30 dias antes do vencimento.
Cenário
Comunicados por e-mail sem rastreabilidade; políticas desatualizadas no servidor de ficheiros; colaborador novo sem referência clara do que utilizar.
Solução
Intranet moderna com portal de boas-vindas, biblioteca de políticas com a versão em vigor, comunicados com registo de tomada de conhecimento via Power Automate e calendário corporativo.
Cenário
Procedimentos operacionais normalizados (PON), protocolos e manuais da acreditação hospitalar circulavam em versões diferentes, em papel e por e-mail. Assim, não havia forma de conduzir uma auditoria.
Solução
Biblioteca central com controlo de versão, fluxo de aprovação por responsável técnico, publicação controlada e relatório de conformidade por setor.
Sites de comunicação e de equipa ligados por sites hub, com permissões por grupo, para incluir novos departamentos sem refazer a estrutura.
Juntamente com a configuração, entregamos formação, documentação e suporte de adoção por perfil.
SharePoint ligado ao Teams, ao Power Automate e ao Power Apps, como parte do ambiente de trabalho e não como um silo.
Planeamos a retenção, a prevenção de perda de dados (DLP) e as permissões desde o início, com os recursos do Microsoft Purview que a licença da empresa inclui.
Quanto custa: os projetos de SharePoint começam pelo Diagnóstico ou entram diretamente na Implementação. Ver planos e intervalos de investimento
Agende um diagnóstico gratuito. Em 30 minutos mapeamos os seus maiores pontos de caos documental e o que é possível resolver em semanas.